O ressarcimento é uma etapa essencial nas transações comerciais entre indústrias, distribuidores e pontos de venda (PDVs). Ele envolve a devolução de valores previamente negociados, como descontos aplicados sobre os produtos vendidos pelos distribuidores aos PDVs.
Quando realizado de forma manual ou descentralizada, esse processo pode se tornar complicado e sujeito a erros – especialmente devido à complexidade de negociar, monitorar e conciliar os acordos comerciais.
Esses desafios tornam o ressarcimento manual ineficiente, o que resulta em disputas entre as partes, desvios financeiros e perda de tempo. Para resolver essas dificuldades, o Pharmalink oferece uma solução automatizada de ressarcimento que promete maior eficiência, controle e transparência.
O processo tradicional de ressarcimento
No modelo tradicional, o processo de ressarcimento envolve diversas etapas manuais que aumentam a probabilidade de erros e atrasos. Normalmente, funciona assim:
- Negociação de descontos: as indústrias negociam descontos com os distribuidores, que repassam esses benefícios aos PDVs.
- Captura de pedidos: representantes da indústria ou do distribuidor coletam os pedidos com os descontos aplicados.
- Apuração de resultados: após o processamento das vendas, a indústria e o distribuidor devem apurar os valores investidos nos descontos concedidos.
- Ressarcimento: a indústria realiza o pagamento do montante acordado ao distribuidor, com base nos resultados apurados.
Esse processo é manualmente intensivo, e a ausência de uma ferramenta automatizada pode resultar em erros de cálculo, atrasos no pagamento e discrepâncias nos valores.
Pharmalink: automação do ressarcimento
O Pharmalink, uma plataforma Interplayers, automatiza todo o processo de ressarcimento, oferecendo uma solução completa que vai desde a captura dos pedidos até a conciliação e pagamento final.
Com a plataforma, cada etapa é simplificada e executada de maneira digital, eliminando as falhas e ineficiências comuns no processo manual.
Automatização completa
A plataforma capta automaticamente os pedidos de desconto dos distribuidores e registra as notas fiscais, que são enviadas diretamente para o Order Centre. Assim, todo o fluxo de captura, apuração e pagamento é automatizado, permitindo uma conciliação rápida e precisa dos valores ressarcidos.
Governança e rastreabilidade
O Pharmalink traz uma camada extra de governança ao processo de ressarcimento, permitindo que a indústria tenha controle total sobre os acordos firmados e os descontos aplicados. Além disso, a plataforma oferece rastreabilidade completa das transações, com visibilidade em tempo real de cada etapa.
Workflow de aprovação
Uma das funcionalidades-chave da solução é a capacidade de configurar um workflow de aprovação. Isso garante que todos os pedidos de ressarcimento sejam verificados e aceitos pelos distribuidores antes de qualquer pagamento, o que traz mais segurança ao processo e elimina a possibilidade de disputas posteriores.
Os principais benefícios da automação do ressarcimento
A automação do processo de ressarcimento através do Pharmalink oferece diversos benefícios que impactam diretamente a eficiência e a segurança das operações comerciais:
- Redução de inconsistências: um dos maiores desafios do processo manual é a alta probabilidade de erros, desde o cálculo dos descontos até a conciliação das notas fiscais. O Pharmalink reduz drasticamente essas inconsistências ao automatizar todo o fluxo de trabalho.
- Eficiência e clareza: a plataforma proporciona clareza total a todas as partes envolvidas no processo. Através de dashboards e relatórios gerenciais em D-1, tanto distribuidores quanto indústrias conseguem visualizar o progresso dos pedidos, pagamentos e descontos.
- Redução de riscos financeiros: a automação traz segurança financeira para o processo de ressarcimento, ao evitar problemas com discrepâncias nos valores ou atrasos nos pagamentos. O Pharmalink assegura que todos os acordos e descontos sejam aplicados corretamente, eliminando o risco de perdas financeiras e aumentando a confiabilidade do processo.
Figura 1. Benefícios da automação do processo de ressarcimento com Pharmalink.
Como funciona o processo de ressarcimento no Pharmalink
O processo de ressarcimento no Pharmalink é altamente automatizado e estruturado para garantir eficiência e precisão em cada etapa, desde a captação dos pedidos até a conciliação final.
Captação de pedidos
A captura de pedidos no Pharmalink ocorre de forma automatizada, seja por meio do pedido reverso — em que as notas fiscais já emitidas são integradas ao sistema — ou diretamente pela plataforma, onde os pedidos de desconto são registrados automaticamente pelos distribuidores e representantes.
Geração de pedidos de ressarcimento
Após a captação dos pedidos, a plataforma gera automaticamente as solicitações de ressarcimento, que são enviadas ao distribuidor para validação. Os distribuidores podem acessar essas solicitações por meio de um portal dedicado, onde verificam os valores e aplicam o aceite antes que qualquer pagamento seja efetuado.
Conciliação e relatórios
O Pharmalink realiza a conciliação dos pedidos de forma automática, cruzando os dados de desconto aplicados com as notas fiscais emitidas pelos distribuidores. Relatórios mensais são gerados para todas as transações, oferecendo uma visão clara e detalhada do desempenho do processo de ressarcimento.
Casos de Sucesso
O módulo de ressarcimento automatizado do Pharmalink tem sido aplicado com sucesso por diversas empresas do setor farmacêutico, que obtiveram resultados concretos com a implementação da solução.
Um exemplo relevante é o de uma grande indústria farmacêutica, que enfrentava dificuldades com a conciliação manual de pedidos de desconto.
Antes da automação, a empresa tinha problemas frequentes de erros de cálculo, o que resultava em disputas com distribuidores e atrasos nos pagamentos. Com o uso do Pharmalink, a indústria automatizou todo o processo, o que resultou em:
- Melhorar a precisão dos pagamentos: a automação eliminou os erros manuais, garantindo que os valores corretos fossem aplicados em cada ressarcimento.
- Reduzir as disputas com distribuidores: a plataforma de conciliação automática, aliada aos workflows de aprovação, reduziu significativamente o número de disputas, já que todos os pedidos passavam pela validação dos distribuidores antes de serem processados.
O futuro do ressarcimento com automação, eficiência e controle Total
A automação do processo de ressarcimento com o Pharmalink traz inúmeros benefícios para indústrias e distribuidores – especialmente em termos de governança, rastreabilidade e eficiência financeira.
A plataforma permite que todas as etapas do processo sejam gerenciadas de forma centralizada e automatizada, reduzindo erros, aumentando a visibilidade e proporcionando segurança em cada transação.
Para empresas que buscam otimizar seus processos comerciais, o módulo de ressarcimento do Pharmalink é a solução ideal.
Solicite uma demonstração para podermos explorar mais sobre essa ferramenta e descobrir como ela pode transformar seus processos de ressarcimento.
